Le cycle de vie d'un flux de travail se déroule de la manière suivante :
C'est l'étape de modélisation du flux de travail.
Aucun utilisateur n'y a accès tant que le flux de travail n'aura pas été publié.
Aucune création d'enregistrement n'est possible tant que la publication n'a pas été réalisée.
Un brouillon qui passe toutes les étapes de validation est publié 'En test".
Cette étape doit permettre de vérifier que le flux e travail créé correspond bien aux enjeux du métier.
Les utilisateurs ont accès au flux pour créer des enregistrements de test.
Si il y a besoin d'apporter une modification on pourra le modifier ou en créer une nouvelle version.
Si tous les tests sont passés, on pourra passer le flux de travail en “Production”.
Lors du passage en production une option propose de supprimer tous les enregistrements de test. Attention cette option supprime définitivement tous les enregistrements du flux.
Le flux de travail pourra rester en production tant que l'entreprise maintien son processus opérationnel.
Lorsque les processus opérationnels changent et qu'une V2 est passée en production, le flux de travail passe en statut “Création désactivée” .
A ce stade, il s'agit de gérer la fin de vie des enregistrements existants.
Les utilisateurs ne peuvent plus créer de nouvel enregistrement mais peuvent toujours intervenir sur les encours.
Eventuellement les derniers enregistrements pourront être clôturés manuellement par le pilote du flux de travail.
Une fois désactivé, le flux de travail est inerte.
Il apparait encore dans les historiques, dans les vues et pour le pilote afin de maintenir les accès à l'information et les capacités de reporting.
Pour une question de performance, il est demandé de supprimer les flux de travails qui ne sont plus utilisés.