Les équipes sont des ensembles d'utilisateurs. On peut restreindre les accès à chaque flux de travail à une ou plusieurs équipes. Les équipes sont une restriction supplémentaire transverse à un flux de travail.
Exemple :
Si le workflow filtre sur l'équipe A
Si le couloir 1 permet à “tout le monde” (le rôle) de créer un enregistrement
Si le couloir 2 permet au groupe RH d'agir
Alors seuls les utilisateurs membres de l'équipe A pourront créer un enregistrement
Alors seuls les utilisateurs membres et l'équipe A et membres du groupe RH pourront agir sur les activités du couloir 2
Malgré la complexité supplémentaire liée à la gestion de droits d'accès associant groupes et équipes, les équipes sont un atout indispensable dans certaines situations.
Exemple :
Ma société a plusieurs sites industriels. Chaque site a son RH. Les demandes de congés des collaborateurs de chaque site sont gérées par les RH du site.
Les collaborateurs appartiennent chacun à une équipe qui correspond à leur site industriel (Paris, Lyon, Lille)
Le flux de travail pour la demande de congé fait intervenir : Couloir 1 “tout le monde” pour la création de la demande, Couloir 2 le responsable hiérarchique du demandeur, Couloir 3 le groupe RH.
Le flux de travail filtre sur les équipes de Paris et de Lyon mais pas de Lille
Alors seuls les collaborateurs de Paris et de Lyon pourront créer un enregistrement
Leurs responsables hiérarchiques pourront approuver leur demande (indépendamment de leur appartenance à une équipe)
Seuls les RH (membres du groupe RH) de la même équipe que le créateur pourront agir sur les étapes du couloir 3
NB: Les restrictions d'accès par équipe n'ont pas d'impact sur les rôles “responsable hiérarchique” et “utilisateur nommé” puisque, pour ces deux rôles, les utilisateurs sont désignés et identifiés.
NB2 : Si un utilisateur appartient à plusieurs équipes du flux de travail à la création de l'enregistrement, alors cet utilisateur devra choisir à la création l'équipe à laquelle sera rattachée l'enregistrement.
Les contrôles d'intégrité de l'administration société permettent de vérifier que chaque flux de travail qui utilise les équipes est utilisable par au moins un collaborateur.