Un enregistrement est une instance d'un flux de travail.
C'est une demande dans un flux de travail.
Un enregistrement peut être créé :
L'enregistrement créé prend un statut “ouvert”.
Il donne lieu à un ou plusieurs encours sur les activités pour permettre aux acteurs du flux de faire avancer l'enregistrement conformément au logigramme.
Un enregistrement est clôturé automatiquement quand tous les encours arrivent sur un évènement de fin.
Un enregistrement peut également être annulé à tout moment par le pilote du processus.
L'accès aux enregistrements est réservé aux :
Tous les utilisateurs qui ont accès à un enregistrement peuvent :
L'accès aux encours est réservé strictement aux acteurs du logigramme.
L'accès aux données des vues est défini strictement par les droits définis sur la vue.
L'accès aux données métier se fait via les vues.
L'administration des enregistrements est assurée par le pilote du flux de travail.
Il supervise le bon déroulement de tous les enregistrements de ses flux.
Son rôle est décrit ici : Piloter un flux de travail
Par défaut, les enregistrements sont archivés indéfiniment.
Cependant, l'administrateur peut définir sur chaque workflow une durée de rétention pour les enregistrements.
Si cette durée de rétention est mise en place, tous les enregistrements et leurs données associées seront supprimées définitivement à échéance.
Outre le nettoyage de la base, cette fonctionnalité permet notamment la mise en conformité avec le RGPD et la loi Informatique et Libertés.