Dans la section "Administration société", vous avez la possibilité de créer un nouveau flux de travail.
Vous disposez de trois options :
1. Créer un brouillon à partir de zéro
2. Utiliser un brouillon existant
3. Créer un brouillon depuis un flux de travail existant
Une à plusieurs langues peuvent être disponibles.
Si plusieurs langues sont sélectionnées, l’ensemble des éléments devra être traduit dans chacune des langues choisies.
La langue de l’entreprise est sélectionnée par défaut lors de la création d’un flux de travail et ne peut pas être désactivée.
Pour modifier cette langue par défaut, rendez-vous dans la section "Paramètres société" de l’"Administration société".
Nom du flux de travail : Correspond au titre du flux
Description du flux de travail : Correspond à la procédure du flux de travail. Elle peut par exemple inclure : les objectifs du flux, son champ d’application, les rôles et responsabilités, les étapes principales du processus, ainsi que les documents ou enregistrements associés. Elle constitue ainsi un guide de référence clair et structuré pour les utilisateurs.
Pilote du flux de travail : Désigne le responsable de processus. Il sera en charge d'administrer le flux au quotidien.
Le rôle de pilote est décrit sur la page dédiée : Piloter un flux de travail
Catégorie du flux de travail : Les flux de travail sont regroupés selon la concordance des textes.
Publier les résultats des SLA dans l'API : La publication des résultats des SLA permet au manager d'évaluer la performance du service fourni.
Activer la suppression des enregistrements après [mois] :
La suppression automatique des enregistrements après un certain nombre de mois permet un nettoyage des bases de données quand l'information n'est plus nécessaire.
Elle répond également aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en matière de minimisation et de conservation limitée des données personnelles.
Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment : une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
source: CNIL “les durées de conservation des données”
Image du flux de travail : Une sélection d'images est disponible et classée par catégorie.
La description générale du logigramme et de ses objets est présentée sur la page dédiée : Le logigramme et ses objets.
Il est important de tester le logigramme avant de poursuivre la formalisation. Les étapes suivantes dépendent de la formalisation correcte du logigramme.
Lors de la sauvegarde du logigramme, le logiciel indique les erreurs en haut de page.
Les spécificités liées à la création du logigramme pendant la modélisation sont les suivantes :
Activités : Pour une meilleure lisibilité du logigramme, nous recommandons de numéroter chacune des activités.
Déclencheurs : Lorsqu’un déclencheur est activé, veillez à préciser les marqueurs d’activité correspondants.
Les fonctionnalités des déclencheurs sont décrites sur la page dédiée : Déclencheurs
Aligner les objets : améliore le rendu visuel en centrant les objets de chaque couloir.
Les acteurs désignés dans les couloirs du logigramme doivent alors être créés.
Lors de la création de groupes ou de fonctions, veillez à préfixer le nom par “GR_” pour les groupes et “FO_” pour les fonctions.
Exemples :
1. Le groupe logistique : GR_LOGISTIQUE
2. La fonction Directeur Général : FO_DIRECTEUR GENERAL
Les équipes doivent également être créées à cette étape.
Veillez à inclure une équipe de test pour vérifier le bon fonctionnement et la pertinence du flux de travail avant sa mise en production.
Les champs système suivants sont créés automatiquement :
Titre, Statut, Créé par, Créé le, Modifié par , Modifié le, Équipe, Code de clôture.
Requis : Lorsqu’un champ est marqué comme “Requis”, son renseignement devient obligatoire pour valider l’activité.
Déclencheurs : Les fonctionnalités des déclencheurs sont décrites sur la page dédiée : Déclencheurs
Traductions : Lorsque le flux de travail est rédigé dans une seule langue, vous pouvez reporter le nom de chaque activité dans la partie “Traduction”.
SLA : Les fonctionnalités des déclencheurs sont décrites sur la page dédiée : SLA
Code : Le Code de clôture est automatiquement généré sur les Evènements de fin.
Il permet d’identifier la finalité du flux dans la Vue correspondante.
Il s’agit des champs que vous souhaitez afficher pour chaque activité.
Selon l’option choisie, ils peuvent être accessibles en mode “Lecture” ou “Écriture”.
Les champs par activité peuvent être organisés selon l’ordre d'apparition souhaité.
Pour cela, utilisez les boutons “Monter” et “Descendre”.
Si aucun champ n’est sélectionné pour une activité, le Chat s’affichera par défaut dans le formulaire.
Cette étape consiste à définir des transitions pour les branchements divergents XOU et OU .
Le libellé de chaque branchement indique à l’utilisateur l’option à sélectionner pour orienter son choix.
Ils correspondent aux noms des couloirs indiqués dans le logigramme.
Il peut s'agir de personnes, rôles, fonctions, groupes ou de robot.
Un utilisateur nommé à l'étape précédente : l'utilisateur devra désigner la personne actrice de l'activité suivante.
Cette fonction permet de canaliser le flux afin d’en améliorer l’efficacité.
Un groupe : cette catégorie peut correspondre à un groupe (QSE, RH…) ou à une fonction.
Les équipes correspondent à des Business Unit d'une entreprise.
Les fonctionnalités des déclencheurs sont décrites sur la page dédiée : Equipes
Si une équipe est sélectionnée, seuls les utilisateurs appartenant à cette équipe auront accès au flux.
Si plusieurs équipes sont sélectionnées, les utilisateurs de chaque équipe auront accès aux informations du flux relatives à leur propre équipe.
Si aucune équipe n’est sélectionnée, tous les utilisateurs du flux auront accès aux informations disponibles.
Les vues peuvent être filtrées selon deux critères :
Par créateur : seuls les enregistrements créés par l’utilisateur sont affichés
Par équipe : les enregistrements créés par l’équipe de l’utilisateur sont affichés
Lorsque la vue est disponible sur l(API, la vue est automatiquement disponible. Dans ce cas, aucun filtre ne s'applique.
Cette étape finale valide l’ensemble des règles de conception du flux de travail.
Si l’une de ces règles n’est pas respectée, le passage du flux de travail de l’état brouillon à l’état test ne pourra pas être effectué.